Embaucher un Salarié étranger
Sans le Cauchemar Administratif
MonVisaFrancais.com accompagne les chefs d'entreprises et les départements de ressources humaines dans la gestion administrative de l'embauche de candidats étrangers, de la demande d'autorisation de travail à la délivrance du visa adéquat.
Embaucher un salarié étranger peut permettre à une entreprise de sortir d’une situation compliquée en matière de recrutement. Mais cette décision est loin d’être anodine ! Elle implique en effet de suivre une stricte procédure, qui varie selon plusieurs critères.
Vous envisagez de recruter un salarié étranger pour votre entreprise ? C’est une excellente idée si vous ne parvenez pas à trouver la main-d’œuvre autour de chez vous. Cependant, vous devez comprendre les différentes procédures à suivre, car selon la situation du travailleur envisagé (il réside déjà en France, il est ressortissant de l’Union européenne, ou il vit dans un pays qui ne bénéficie d’aucun accord), les démarches administratives ne seront pas les mêmes (procédure d’introduction, simple demande d’autorisation de travail, etc.). N’oublions pas non plus que ce parcours entraîne des délais plus ou moins longs, qu’il convient d’anticiper pour ne pas bloquer votre activité.
Pour vous guider dans les méandres de ce labyrinthe, nous vous proposons de faire le point sur les étapes à suivre en fonction de votre situation. Et vous allez le voir, avec les bons conseils et l’aide de nos experts, l’embauche d’un salarié étranger peut vite devenir une simple formalité.
Les avantages derrière l'embauche d'un salarié étranger en France
Avant d’aborder la procédure au cas par cas pour embaucher un salarié étranger, vous vous demandez peut-être quels sont les avantages d’un tel choix ? Est-ce que les formalités fastidieuses qui s’annoncent en valent la peine ? Sans surprise, la réponse est oui. Face à un marché du travail de plus en plus complexe à appréhender, surtout avec les attentes de la nouvelle génération d’actifs, le recrutement d’un travailleur étranger peut être salvateur.
Répondre à une pénurie de compétences
En premier lieu, vous n’êtes probablement pas sans savoir que plusieurs secteurs font face à une réelle pénurie de main-d’œuvre. Que ce soit dans le BTP, l’agriculture, la santé, la restauration ou la tech, les travailleurs qualifiés ne sont pas si faciles à trouver et de nombreux métiers sont aujourd’hui en tension. Dans ce type de situation, envisager l’embauche d’un salarié étranger est une porte de sortie non négligeable.
Contrairement aux idées reçues, ces travailleurs sont tout à fait capables de combler vos besoins en compétences spécialisées, surtout celles qui sont rares sur le marché du travail français.
Apporter des compétences uniques
Dans la lignée de ce que nous venons d’aborder, l’embauche d’un salarié étranger vous donne aussi l’opportunité d’injecter des compétences uniques dans votre entreprise. Vous avez besoin d’un spécialiste dans un domaine en particulier qui n’est pas très répandu en France ? Il y a de fortes chances que vous puissiez le recruter dans un pays de l’Union européenne ou même en dehors.
Cela va de soi, suivre cette stratégie vous donne un avantage concurrentiel certain. Pourquoi vous en priver ?
Combler un besoin urgent sans période de formation
Former de nouvelles recrues est un processus long et coûteux, qui n’est pas toujours la meilleure solution en cas de besoin urgent. Cela est d’autant plus vrai pour les postes qui exigent des compétences pointues, réservées à des salariés qui ont déjà fait leurs armes sur le terrain. Or, en choisissant d’embaucher un travailleur étranger, doté des compétences et de l’expérience nécessaires, vous pouvez considérablement réduire le délai d’attente pour que votre entreprise soit à nouveau pleinement opérationnelle.
Les différentes procédures pour embaucher un salarié étranger en France
La France est un pays aux formalités administratives souvent complexes, et la procédure d’embauche pour un salarié étranger ne fait pas exception. Comme vous allez le constater, les démarches à entreprendre ne sont pas les mêmes en fonction de la situation du travailleur concerné. Faisons le point.
Embaucher un salarié étranger qui réside en France
L’un des premiers cas de figure qui peut se présenter est l’embauche d’un salarié étranger résidant déjà en France. En tant qu’employeur, vous devez suivre des lignes directrices claires pour vous assurer que votre recrutement se déroule sans encombre.
La vérification du titre de séjour ou du visa
Dès lors que vous avez sélectionné votre futur salarié, vous devez vérifier son autorisation de travail sur le territoire français. L’authenticité et la validité du titre de séjour ou du visa sont en effet des critères de taille pour aller plus loin dans la procédure d’embauche. Selon les articles 341-6 et 341-4-3 du décret n°2007-801 du 11 mai 2007, c’est à vous, l’employeur, que cette responsabilité revient.
Pour ce faire, vous avez, là encore, plusieurs situations possibles :
- le salarié étranger détient un document qui l’autorise explicitement à travailler en France, auquel cas vous pouvez poursuivre le recrutement au même titre que pour n’importe quel travailleur français ;
- le salarié étranger possède un titre de séjour ou un visa qui n’englobe pas une autorisation de travail, ce qui implique de déposer une demande spécifique.
Le dépôt de la demande d'autorisation de travail
Pour les cas où l’autorisation de travail n’est pas automatique, une demande doit être déposée auprès du ministère de l’Intérieur. Celle-ci peut se faire directement en ligne, sur le site dédié. De manière générale, l’employeur doit fournir plusieurs informations et documents, parmi lesquels :
- une copie du titre de séjour en cours de validité ;
- les détails de l’emploi proposé et du futur contrat de travail ;
- les preuves de qualification du salarié étranger, qu’il s’agisse des diplômes ou du CV.
Le cas de la taxe OFII pour un salarié étranger résidant en France
S’il s’agit d’un enjeu majeur pour les entreprises qui embauchent un salarié étranger résidant en dehors de la France ou de l’Union européenne, sachez que la taxe normalement due auprès de la Direction générale des Finances publiques – DGFiP (auparavant gérée par l’Office français de l’Immigration et de l’Intégration – OFII) ne s’applique pas lorsque le travailleur étranger réside déjà en France.
En effet, celle que l’on appelle aussi la taxe OFII n’est exigée que lors de la première délivrance du titre de séjour du salarié étranger. Or, ici, ce dernier détient déjà un document en bonne et due forme.
Embaucher un salarié étranger ressortissant de l’Union européenne
Le salarié étranger ressortissant de l’Union européenne est un autre cas de figure qui peut régulièrement se présenter. Si vous êtes dans cette situation, vous vous dites peut-être que vous vous apprêtez à vous lancer dans une procédure chronophage. Pourtant, vous allez voir que ce statut vous réserve quelques surprises.
La libre circulation en Europe et dans l'EEE
En vertu de l’article 45 de la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, tous les citoyens des États membres ont le droit de travailler sans permis de travail dans un autre pays de l’UE. Cette autorisation vise donc les 27 pays qui composent l’Europe, sans oublier les pays de l’Espace économique européen (EEE) et quelques autres nations qui ont signé des accords spécifiques avec la France (Suisse, Norvège).
En d’autres termes, si votre employé vient de l’un de ces pays, vous n’avez strictement rien à faire. Aucune procédure d’introduction, ni aucune demande d’autorisation de travail. Une bonne nouvelle, non ?
Les formalités d'embauche pour un salarié étranger résidant en Union européenne
La situation du salarié ressortissant de l’Union européenne est donc la plus simple lorsqu’il s’agit d’embaucher un travailleur étranger. En tant qu’employeur, votre rôle se limite à vérifier que le pays d’origine de la personne fait bien partie de la liste susmentionnée. Pour le reste, il vous suffit de suivre la procédure d’embauche traditionnelle :
- la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
- l’inscription sur le registre unique du personnel ;
- l’immatriculation à la sécurité sociale (sauf si le salarié étranger résidant de l’UE a déjà été immatriculé) ;
- l’affiliation auprès des organismes de retraite complémentaire, par le biais notamment de la déclaration sociale nominative (DSN) ;
- les examens médicaux d’embauche.
Embaucher un salarié étranger résidant hors Union européenne
Les choses se compliquent un peu si vous souhaitez embaucher un salarié étranger hors Union européenne. Avant de vous lancer, vous devez donc absolument comprendre les tenants et aboutissants de la procédure d’introduction, une formalité cruciale pour faire venir le travailleur en France et qui comporte plusieurs étapes bien définies.
Étape n°1 : Publier une offre d'emploi
Recruter un salarié étranger résidant hors Union européenne commence obligatoirement par la publication d’une offre d’emploi. Pourquoi ? Tout simplement parce que ce type de recrutement est strictement régulé. Ainsi, vous ne pouvez envisager cette option que si vous avez vérifié l’absence de candidats locaux capables de remplir le rôle exigé.
Vous devez donc publier votre offre d’emploi pendant au moins 3 semaines sur des plateformes officielles, à l’image de France Travail (anciennement Pôle emploi) ou de l’Afpa.
Attention, une dispense de publication est possible lorsque l’emploi est répertorié sur la liste des métiers en tension (arrêté du 1er avril 2021).
Si, après 3 semaines, aucun candidat local ne s’est manifesté, vous pouvez passer à la préparation du dossier d’introduction pour un salarié étranger.
Bon à savoir : Certains pays ont signé des accords bilatéraux avec la France pour le séjour et le travail de certains de leurs ressortissants au sein de l’Hexagone. Il s’agit notamment de l’Algérie, le Bénin, le Gabon, le Maroc, le Sénégal, les États-Unis, etc. Les personnes concernées doivent toutefois être âgées de 18 à 35 ans (sauf exceptions), être qualifiées pour l’emploi visé, venir seules en France, et être embauchées pour un emploi en CDD de 3 à 24 mois. En fonction du pays d’origine, des règles spécifiques s’appliquent, mais toutes permettent en théorie la simplification des procédures d’embauche.
Étape n°2 : Déposer le dossier d'introduction
Dès lors que vous avez épuisé vos options locales, le dossier d’introduction peut être déposé auprès du préfet du département dont dépend votre entreprise. Notez que la procédure est entièrement réalisable en ligne. De manière générale, ce dossier doit contenir :
- l’offre d’emploi initialement publiée (sauf exception pour les métiers en tension) ;
- une attestation de non-réponse à l’offre publiée ;
- les détails du contrat de travail proposé ;
- un justificatif du besoin de recruter à l’étranger ;
- les papiers d’identité du futur employé ;
- le CV du salarié étranger et tous les justificatifs possibles de ses qualifications ;
- les documents requis en cas d’activités réglementées.
Étape n°3 : S'acquitter de la taxe OFII
Une fois l’autorisation en poche et la procédure d’introduction aboutie, l’employeur peut procéder aux formalités d’embauche classiques. Il doit toutefois veiller à ne pas oublier d’immatriculer le travailleur étranger auprès de l’assurance maladie (ou de la MSA pour les métiers agricoles) et de l’affilier à une caisse de retraite.
Néanmoins, rien n’est terminé tant que l’employeur ne s’est pas acquitté de la taxe due à la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), ou taxe OFII, pour l’embauche d’un salarié étranger. Or, son montant varie selon la durée du contrat et le salaire versé. Par exemple, pour un contrat d’une durée comprise entre 3 et 12 mois, ladite taxe est de :
- 74 € si le salaire brut est inférieur ou égal au SMIC ;
- 210 € si le salaire brut est compris entre le SMIC et 1,5 SMIC ;
- 300 € si le salaire brut est supérieur à 1,5 SMIC.
Les spécificités de l'autorisation de travail pour embaucher un salarié étranger
Comme nous l’avons vu dans le cas du salarié étranger résidant déjà en France, l’autorisation de travail connaît quelques spécificités. Pour éclaircir les zones d’ombre qui pourraient encore subsister, nous vous proposons de revenir sur ces éléments essentiels à bien comprendre.
Une autorisation de travail incluse dans le titre de séjour ou visa
Nous l’avons évoqué, si vous recrutez un salarié étranger qui réside déjà en France, vous n’êtes pas nécessairement tenu de déposer une demande d’autorisation de travail. En effet, plusieurs titres de séjour et visas accordent automatiquement ce droit, dont ceux que nous avons mentionné.
Néanmoins, de nombreux documents ne sont pas concernés. Il s’agit :
- du VLS-TS (visa de long séjour valant titre de séjour) ou carte de séjour « travailleur temporaire » ;
- du VLS-TS ou carte de séjour « salarié » ;
- du CRA (Certificat de résidence pour les Algériens) « salarié » ;
- du VLS (visa de long séjour), ou carte de séjour « saisonnier » ;
- du VLS-TS, ou carte de séjour « étudiant », ou « étudiant programme de mobilité » (durée de travail supérieure à 60 % de la durée annuelle du temps de travail, soit 964 heures) ;
- du CRA « étudiant » ;
- de l’attestation de demande d’asile (si en cours d’examen par l’OFPRA depuis au moins 6 mois).
Une dispense pour les contrats de moins de 3 mois
Ce n’est pas tout ! Vous ne le savez peut-être pas, mais certaines activités exercées pendant une période inférieure ou égale à 3 mois sont exemptées d’autorisation de travail. Mieux encore, cette exception s’applique à tous les profils de salariés étrangers, qu’ils résident ou non en France.
Lesdites activités visent tous les postes relatifs :
- aux manifestations sportives, culturelles, artistiques et scientifiques ;
- aux colloques, séminaires et salons professionnels ;
- à la production/diffusion d’œuvres cinématographiques, audiovisuelles et phonographiques, ainsi qu’au spectacle ;
- aux prestations de mannequinat et de poses artistiques ;
- aux services à la personne ;
- aux employés de maison pendant le séjour de leurs employeurs particuliers ;
- aux missions d’audit et d’expertise dans certains secteurs (informatique, gestion, finance, assurance, architecture et ingénierie), uniquement dans le cadre d’un contrat de prestation de service ou de mobilité intergroupe ;
- aux activités d’enseignement des professeurs invités.
Quel délai pour embaucher un salarié étranger en France ?
Vous l’avez sans doute compris à ce stade de votre lecture, embaucher un salarié étranger, peu importe son profil (sauf s’il est résidant de l’Union européenne), vous oblige à interagir avec plusieurs parties prenantes. Bien entendu, toutes ces formalités administratives répondent à des délais approximatifs qu’il convient d’anticiper.
Par exemple, si vous sollicitez une autorisation de travail auprès du ministère de l’Intérieur, vous devez vous attendre à 1 ou 2 mois de délai avant d’obtenir une réponse. De même, si dans le cadre d’une procédure d’introduction, un visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS) est demandé au consulat de France, celui-ci mettra entre 1 à 3 semaines avant de parvenir au salarié étranger.
Seule l’étape de la validation du visa auprès de l’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration – OFII (avec visite médicale ou non), une fois le travailleur arrivé en France, est relativement rapide. Celle-ci peut même être réalisée en une journée (ou s’étendre sur 1 mois, selon les cas).
Bon à savoir : Après la première année de travail en France, le salarié étranger devra transformer son visa en un titre de séjour plus permanent, en s’adressant à la préfecture de son lieu de résidence. Attention, il est plus sage de commencer le processus 2 à 3 mois avant l’expiration du document en cours, et ce, pour éviter tout contretemps.
Embaucher un salarié étranger : ce qu'il faut retenir
Nous le savons, toutes ces informations peuvent être difficiles à assimiler pour les non-initiés. À ce titre, nous vous avons préparé cette infographie, qui présente de manière claire et minimaliste tout ce que vous devez retenir sur la procédure d’embauche d’un salarié étranger :
En résumé, les démarches à suivre dépendent en grande partie du pays d’origine du futur salarié. Si les formalités sont très simples pour les ressortissants de l’Union européenne et plus accessibles pour les travailleurs qui résident déjà en France, elles deviennent plus complexes en dehors de ces deux cas de figure. Mieux vaut donc suivre rigoureusement la procédure évoquée tout au long de cette page. C’est un point d’autant plus important qu’embaucher un salarié étranger en situation irrégulière entraîne de lourdes sanctions pénales (articles L8256-1 et suivants du Code du travail), aussi bien pour l’employeur que l’entreprise ou le travailleur. Afin d’éviter tout problème, ne prenez aucun risque et contactez nos experts ! Chez Mon Visa Français, nous pouvons vous accompagner tout au long de la procédure d’embauche.
Un processus lourd et chronophage
Selon les situations rencontrées, les schémas administratifs diffèrent et nécessitent un cadrage initial très précis pour ne pas perdre temps et argent.
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