La procédure pour embaucher un salarié étranger résidant en Union européenne
Si l’embauche d’un salarié étranger qui réside en France ou hors Union européenne répond à des conditions précises, les choses sont encore différentes pour un résident de l’Union européenne. En effet, ce statut est presque assimilable à celui d’un salarié français.
En comparaison des travailleurs venus d’autres pays, la procédure d’embauche pour un salarié étranger résidant en Union européenne est bien plus simple. Effectivement, grâce à la libre circulation des ressortissants européens au sein de l’Europe (article 45 sur la liberté de circulation et de séjour de la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne), les citoyens issus des pays membres sont libres de venir exercer une activité professionnelle en France.
Au-delà du fait que l’employeur doit s’assurer que le salarié étranger vient d’un pays autorisé, les formalités administratives sont donc plutôt légères. Faisons le point ensemble.
Les pays concernés par la libre circulation des citoyens
- Andorre ;
- Allemagne ;
- Autriche ;
- Belgique ;
- Bulgarie ;
- Chypre ;
- Croatie ;
- Danemark ;
- Espagne ;
- Estonie ;
- Finlande ;
- Grèce ;
- Hongrie ;
- Irlande ;
- Islande ;
- Italie ;
- Lettonie ;
- Liechtenstein ;
- Lituanie ;
- Luxembourg ;
- Malte ;
- Monaco ;
- Norvège ;
- Pays-Bas ;
- Pologne ;
- Portugal ;
- République tchèque ;
- Roumanie ;
- Saint-Marin ;
- Slovaquie ;
- Slovénie ;
- Suède ;
- Suisse.
Embaucher un salarié étranger résidant en UE : l'autorisation de travail
Certaines informations disponibles en ligne laissent penser que les travailleurs européens doivent demander une autorisation de travail, malgré la libre circulation en vigueur parmi les États membres de l’UE. Mais rassurez-vous, c’est faux.
De la même façon qu’un citoyen européen n’a pas besoin de posséder un titre de séjour ou un visa pour s’installer en France, il n’a pas non plus à demander une autorisation de travail pour exercer une activité professionnelle ou se faire embaucher dans une entreprise française. Nous l’avons évoqué plus haut, son simple statut de ressortissant européen lui donne directement le droit de trouver un travail sur le territoire français.
Sur ce principe, l’employeur qui embauche un salarié étranger résidant en UE n’est évidemment pas tenu de payer la taxe normalement due par les employeurs de main-d’œuvre étrangère (aussi appelée taxe OFII). En effet, celle-ci ne s’applique qu’à l’occasion de la première délivrance du titre de séjour d’un salarié étranger. Or, dans le cas d’un ressortissant européen, aucun titre ou visa n’est requis.
Nous le répétons, l’entreprise qui souhaite embaucher un salarié étranger résident de l’Union européenne n’a aucune procédure particulière à suivre, hormis les formalités d’embauche classiques auxquelles le salarié français est déjà soumis.
Les étapes pour l’embauche d’un salarié étranger résidant en Union européenne
Pour embaucher un salarié étranger ressortissant de l’un des pays susmentionnés, l’employeur doit simplement respecter la procédure d’embauche relative à n’importe quel recrutement. Il s’agit entre autres de remplir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), d’inscrire le salarié sur le registre unique du personnel, d’affilier le salarié auprès des organismes de retraite complémentaire compétents, et d’organiser les examens médicaux d’embauche (visite d’information et de prévention ou examen médical d’aptitude à l’embauche). Passons en revue ces étapes pour plus de clarté.
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
Lors de l’embauche d’un salarié, peu importe son origine ou le pays dont il est ressortissant, l’employeur doit remplir une déclaration préalable à l’embauche ou DPAE (article L1221-10 du Code du travail). Attention, cette dernière est déjà intégrée si l’entreprise utilise le titre emploi service entreprise (TESE), le chèque emploi associatif (CEA) ou le titre emploi simplifié agricole (TESA).
Bon à savoir : Si le salarié étranger résidant de l’Union européenne est un intermittent du spectacle, l’employeur doit le déclarer au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).
Notez que la DPAE doit impérativement être remplie dans les 8 jours qui précèdent la date de début du contrat de travail et qu’une copie est à remettre au salarié.
Tout manquement à l’obligation de déclaration préalable à l’embauche est susceptible d’entraîner des sanctions pour l’employeur (régularisation URSSAF en cas de cotisations non payées, pénalités, sanctions pénales).
L'inscription sur le registre unique du personnel
Comme un salarié français, le salarié étranger ressortissant européen se doit d’être inscrit sur le registre unique du personnel (article L1221-13 du Code du travail) de l’entreprise. Ouvert dès l’embauche du premier salarié, celui-ci rassemble certaines mentions obligatoires (identification de chaque salarié, carrière, type de contrat, type et numéro d’ordre du titre de séjour valant autorisation de travail pour un salarié étranger, employés en télétravail, etc.).
De manière générale, le registre unique du personnel est à la disposition de l’inspection du travail et des membres du CSE (comité social et économique). Son absence, le manque de mises à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peut aboutir à une amende de 750 € par salarié concerné.
L'immatriculation à la sécurité sociale
Si le salarié étranger résident de l’Union européenne a déjà été immatriculé à la sécurité sociale française, l’employeur n’a aucune démarche particulière à faire. Dans le cas contraire, celui-ci doit faire une demande d’immatriculation auprès de la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie), directement sur le site dédié d’Ameli.
Attention, pour un salarié agricole, la demande d’immatriculation doit être faite auprès de la MSA (Mutualité Sociale Agricole).
L'affiliation auprès des organismes de retraite complémentaire
En tant que résident d’un pays membre de l’Union européenne, de l’EEE ou ayant ratifié un accord avec la France, le salarié étranger doit aussi être affilié auprès des organismes de retraite complémentaire. À ce titre, il suffit de procéder à une déclaration sociale nominative (DSN), directement en ligne. Celle-ci parvient ensuite à l’ensemble des institutions qui gèrent la protection sociale des salariés en France.
L'organisation des examens médicaux d'embauche
Enfin, toute procédure d’embauche, que ce soit pour un salarié étranger ou un salarié français, se clôture inévitablement avec des examens médicaux. Si dans certains cas, un examen médical d’aptitude à l’embauche peut s’avérer nécessaire (pour les salariés soumis à un suivi individuel renforcé), c’est surtout la visite d’information et de prévention (ex-visite médicale préalable à l’embauche) qui fait figure d’obligation pour tous.
Organisée dans un délai de 3 mois maximum à partir de la date de début du contrat de travail, cette visite permet au salarié de rencontrer un professionnel de la santé au travail et d’échanger avec lui sur son état de santé et ses conditions de travail.
Point important, l’employeur qui fait fi de ses obligations médicales encourt une amende de 1 500 €, voire une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € s’il récidive.
Vous l’aurez compris, embaucher un salarié étranger résident de l’Union européenne est presque un jeu d’enfant. Grâce à la libre circulation sur le territoire européen et aux accords passés dans le cadre de l’EEE, les citoyens européens sont libres d’aller et venir en France, que ce soit pour s’y installer durablement ou pour y trouver un travail. Pour l’employeur, les formalités sont donc allégées et se limitent à une procédure d’embauche classique (sauf lorsqu’une première immatriculation à la sécurité sociale s’impose). Si vous avez encore des questions ou des doutes, n’hésitez pas à nous contacter. Les experts de Mon Visa Français se tiennent à votre disposition pour vous accompagner.